Les informations clés à fournir dans votre livret d’accueil
Le message de bienvenue
Vous ne serez peut-être pas présent physiquement pour accueillir vos locataires Airbnb. Leur adresser un petit mot à travers la première page du livret d’accueil peut avoir du sens et montrer que vous vous souciez d’eux. Vous pouvez aussi en profiter pour vous présenter brièvement.
Lorsque vous faites appel à un intermédiaire comme une conciergerie, vous pouvez compter sur une vraie personne pour apporter un peu de convivialité à l’accueil des voyageurs. La personne pourra en profiter pour transmettre un message plus personnel et remettre le livret d’accueil en mains propres.
La présentation de la location aux voyageurs
Le livret d’accueil de votre location saisonnière est l’occasion de partager un bout d’histoire concernant le logement. Même s’ils n’y passent que quelques nuits, en savoir plus sur le bâtiment, le quartier, ou même votre famille peut permettre aux vacanciers de vivre une expérience plus immersive. N’hésitez pas à ajouter des photos à cette section. Cela peut être un bon moyen de montrer l’évolution de l’hébergement au fil des années pour ajouter une touche d’authenticité.
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Les instructions sur l’arrivée et le départ de la location
Dès les premières pages du livret d’accueil vous devez consacrer un petit paragraphe au jour d’arrivée et au jour de départ avec des instructions claires sur l’état des lieux, la remise des clés, les horaires de check-in et check-out …
Les indications spécifiques à votre hébergement
Le livret d’accueil doit également faire mention des règles de vie à respecter au sein du logement. C’est ici que les informations faisant référence au règlement intérieur pourront être résumées (nuisances sonores, interdiction de fumer à l’intérieur, interdiction aux animaux de compagnie, informer en cas d’invités supplémentaires …). Vous pourrez donner des consignes plus détaillées dans un document à part.
>> Location saisonnière : exemple de règlement intérieur
En dehors de ces informations formelles, d’autres indications peuvent être utiles aux voyageurs pendant leur séjour dans votre hébergement meublé :
- Le fonctionnement des appareils électroménagers (micro-ondes, four, lave-linge …)
- Le mode d’emploi de la climatisation ou du thermostat
- Les spécificités des appareils électroniques (TV et télécommande, décodeur) et les codes de connexion internet WIFI.
- La liste des services auxquels vous leur donnez accès : plateforme de streaming, parking, piscine …
- La gestion des déchets et du tri sélectif
Les recommandations sur les commerces et lieux de vie locaux
Pour que vos invités passent un agréable séjour, il n’y a pas que la qualité du logement qui compte ! Aidez les à découvrir la ville et la région en leur donnant des conseils sur les lieux touristiques à ne pas manquer (monuments, quartiers historiques, panoramas incontournables… ). N’hésitez pas à leur faire part de vos bonnes adresses pour qu’ils profitent d’expériences locales authentiques. Cela peut être des bars, des restaurants, des épiceries …
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Les idées sorties et activité
En fonction de la durée de leur séjour dans votre Airbnb, indiquez à vos locataires les activités et idées sorties à faire dans le coin. Grâce aux bons conseils fournis dans le livret d’accueil, ils vivront de belles aventures et conserveront des souvenirs inoubliables de leurs vacances chez vous. Indiquez par exemple les jours et lieux des marchés diurnes et nocturnes, les dates d’expositions, de concerts ou de festivals organisés pendant la saison …
Des balades dans les belles villes alentour, les tarifs des parcs zoologiques ou parcs d’attraction … Selon le type de voyageurs que vous accueillez (familles, couples, groupes d’amis …), proposez des idées sorties adaptées. Nul besoin d’être guide touristique pour partager certaines informations. Il vous suffit de vous mettre à la place du voyageur.
Les numéros importants
D’abord, il est important de rappeler dans le livret d’accueil les numéros d’urgence qui pourraient être utiles aux voyageurs face à des problèmes en tous genres :
- Pompier : 18
- Police Secours : 17
- Samu : 15
- Numéro d’urgence européen : 112
Pensez également à donner les adresses et coordonnées de professionnels de santé ou services divers localisés à proximité de la location saisonnière :
- Cabinet médical
- Pharmacie
- Dépanneur
- Taxi ou navette
- Entreprise de location de véhicules
- Banques et distributeurs automatiques
Les petits plus du livret d’accueil
Le livret d’accueil peut être un outil intéressant pour vous démarquer des autres hôtes Airbnb. Votre document peut donc inclure des informations originales et touches personnelles.
Parmi les recommandations qu’on retrouve rarement dans un guide de bienvenue :
- Des itinéraires complets avec des cartes pour aller en ville ou sur des sites touristiques phares avec différents moyens de locomotion : à pied, en vélo, en transport en commun, en voiture
- Des plats locaux à découvrir : vous pouvez présenter les restaurants qui les proposent dans leur menu ou bien ajouter votre propre recette. De quoi créer du lien à distance !
- D’autres bonnes adresses utiles : les magasins ouverts le dimanche, les stations-service ou bornes de recharge pour véhicule électrique, la salle de sport la plus proche, les espaces de coworking pour les télétravailleurs …
- Une invitation à laisser un avis dans le livre d’or et sur internet
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Enfin, voici nos dernières astuces pour créer un livret d’accueil parfait pour votre location de vacances :
- Créer un livret d’accueil numérique disponible en ligne que les voyageurs pourront consulter à tout moment. Privilégiez le format PDF, les voyageurs pourront télécharger le document sur leur smartphone.
- Créer une version multilingue, notamment une version en anglais, car vous accueillerez probablement des voyageurs internationaux. Vous pouvez ajouter de ces livrets multilingues quelques mots de vocabulaire ou expression en français et leur traduction.
- Essayez de rendre le tout lisible, agréable à lire avec quelques couleurs et des images. Si le contenu est essentiel, la mise en page ne doit pas être sous-estimée.
- N’oubliez pas de relire votre livret d’accueil avant de l’imprimer ou de le poster en ligne.
3 bonnes raisons de fournir un livret d’accueil de qualité à vos voyageurs
Raison n°1 de fournir un livret d’accueil
Ces quelques pages vous aident à améliorer l’expérience client. Avec une large gamme d’informations sur l’hébergement et son environnement direct, vos voyageurs se sentiront bien pris en charge ce qui influencera leur satisfaction globale.
Raison n°2 de mettre à disposition un livret d’accueil
Lorsque les informations sont fournies de façon claire, les locataires ont beaucoup moins de questions et sont plus sereins durant la durée de leur séjour. Ils n’ont plus qu’à profiter. En tant qu’hôtes vous aurez aussi l’esprit libre.
Raison n°3 de proposer un bon livret d’accueil
Plus qu’un bout de papier, il s’agit d’un véritable outil de fidélisation des voyageurs. Il prouve que vous êtes un hôte attentionné et que vous prenez le temps de partager votre expérience pour qu’ils vivent quelques jours mémorables. Cela les incitera à revenir dans votre location et à laisser une évaluation positive.
Besoin d’un petit coup de pouce pour la création de votre livret d’accueil, et plus généralement pour la gestion de votre location saisonnière ? Faites appel à une équipe de professionnels pour prendre en main la location de votre hébergement de A à Z. HostnFly, conciergerie spécialisée dans la location courte durée accompagne les propriétaires dans toutes les tâches opérationnelles et administratives liées à la location saisonnière (création de l’annonce sur Airbnb, sélection et accueil des voyageurs …).
