1. Définition et nature des données à caractère personnel

1.1 Pour les Bailleurs

Lors de votre utilisation du site Hostnfly.com (ci-après: le «Site»), nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant, afin d’utiliser nos services (ci-après, les « Services »). Le terme «données à caractère personnel» désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu, ce qui correspond notamment vos nom, prénoms, pseudonyme, photographie, adresses postale et de courrier électronique, numéros de téléphone, date de naissance, données relatives à vos transactions sur le Site, détails de vos achats et abonnements, informations de facturation, informations sur votre logement, informations relatives à votre annonce de location, ainsi qu’à tout autre renseignement que vous choisirez de nous communiquer à votre sujet.

1.2 Pour les locataires

Lorsque vous décidez de louer un Bien depuis un site partenaire de location et de réservation de logements de particuliers (ci-après le « Site Partenaire »), nous pouvons être amenés traiter certaines données à caractère personnel vous concernant. Le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu, ce qui correspond notamment à vos nom, prénoms, courrier électronique, dates de location, avis, photographies.

2. Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits. Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD »).

3. Identité du responsable de la collecte et du traitement de données

3.1. Pour les Bailleurs

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est la société HOSTNFLY, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° 819 675 885, ayant son siège social 6, rue de Calais - 75009 Paris (dénommée dans le cadre des présentes : «Nous»).

3.2. Pour les locataires

Lorsqu’un locataire décide de louer un bien proposé sur le Site Partenaire, HostnFly collecte ses données en qualité de sous-traitant pour le compte du Bailleur responsable de traitement.

4. Collecte et traitement des données à caractère personnel

Le fondement légal de notre collecte de vos données personnelles est le suivant :

Pour le Bailleur :

1. L’intérêt légitime lorsque vous nous fournissez volontairement des données à caractère personnel lors de votre visite sur notre Site, les données étant alors collectées pour nous permettre de mieux répondre à vos demandes d’information sur nos Services.
2. Votre consentement s’agissant des cookies de réseaux sociaux, des cookies publicitaires et des cookies analytics visés à l’article 10, ou de l’envoi d’informations et prospections.
3. Cette collecte est nécessaire afin d’exécuter le contrat conclu avec HostnFly en tant que Bailleur lorsque vous utilisez nos Services sur notre Site.

Pour le locataire : Cette collecte est nécessaire afin d’exécuter le contrat de location conclu avec le Bailleur par l’intermédiaire du Site Partenaire.

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

Pour le Bailleur :

4. Gérer votre accès à nos services accessibles sur le Site et leur utilisation,
5. Effectuer les opérations relatives à la gestion des Bailleurs, concernant les contrats, factures, suivis de la relation avec les Bailleurs,
6. Constituer un fichier de clients et prospects,
7. Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données ;
8. Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos Services,
9. Gérer la gestion des avis des personnes sur les Services ou des contenus,
10. Gérer les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos services,
11. Respecter nos obligations légales et réglementaires,
12. Personnaliser les réponses à vos demandes d’informations.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement des Services. Concernant les données facultatives, vous êtes entièrement libre de les indiquer ou non. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse. Pour le locataire : exécuter le contrat de location conclu avec le Bailleur.

5. Destinataires des données collectées et traitées

Pour le Bailleur, auront accès à vos données à caractère personnel :

• le personnel de notre société ;
• les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) ;
• nos sous-traitants (en particulier nos sous-traitants qui seraient chargés d’effectuer des prestations de ménage au sein du Bien.
• les Sites Partenaires pour ce qui concerne les données relatives au Bien ;

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Pour le locataire, auront accès à vos données à caractère personnel :

• le personnel de notre société ;
• les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) ;
• le Bailleur ;
• nos sous-traitants.

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

6. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

7.1. Pour le Bailleur

1. Concernant les données relatives à la gestion de clients et prospects : Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur. Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des clients, leurs données pourront être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale. Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Au terme de ce délai de trois (3) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.
2. Concernant les pièces d’identité : En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité pourront être conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale, soit un an. En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu par l’article 8 du code de procédure pénale, soit trois (3) ans.
3. Concernant votre RIB : Cette donnée sera conservée pendant la durée des relations commerciales ou au plus tard après le dernier paiement effectué au titre de la location du Bien.
4. Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection : Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.
5. Concernant les statistiques de mesure d’audience : Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de six (6) mois.
6. Concernant les cookies :

La durée de conservation des cookies visés à l’article 10 est de 13 (treize) mois.

7.2 Pour le locataire

Les données à caractère personnel du locataire seront conservées pendant toute la durée nécessaire à l’exécution du contrat de location conclu avec le Bailleur par l’intermédiaire du Site Partenaire. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

8. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable.

9. Hébergement

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs des sociétés AWS et Heroku, situés en Irlande, France et Allemagne dans l’Union européenne.

Vos données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre de l’utilisation des services que nous vous proposons.

10. Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui créé alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet.

On peut distinguer différents types de cookies, qui n’ont pas les mêmes finalités :

• Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.

Nous utilisons des cookies techniques.

• Les cookies des réseaux sociaux peuvent être créés par les plateformes sociales pour permettre aux concepteurs de sites internet de partager le contenu de leur site sur lesdites plateformes. Ces cookies peuvent notamment être utilisés par les plateformes sociales pour tracer la navigation des internautes sur le site internet concerné, qu’ils utilisent ou non ces cookies.

Nous utilisons des cookies des réseaux sociaux (notamment Facebook et Pinterest).

Nous vous invitons par ailleurs à consulter les politiques de protection de la vie privée des plateformes sociales à l’origine de ces cookies, pour prendre connaissance des finalités d’utilisation des informations de navigation qu’elles peuvent recueillir grâce à ces cookies et des modalités d’exercice de vos droits auprès de ces plateformes.

• Les cookies publicitaires peuvent être créés non seulement par le site internet sur lequel l’utilisateur navigue, mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour effectuer de la publicité ciblée, c’est-à-dire de la publicité déterminée en fonction de la navigation de l’utilisateur.

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Toutefois, si nous devions en utiliser à l’avenir, nous vous en informerions au préalable et vous auriez la possibilité le cas échéant de désactiver ces cookies.

• Nous utilisons des outils analytics (notamment Hotjar, Google Analytics, Segment, Amplitude) qui sont des outils statistiques d’analyse d’audience qui génèrent un cookie permettant de mesurer le nombre de visites sur le Site, le nombre de pages vues et l’activité des visiteurs. Votre adresse IP est également collectée pour déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez.

Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement du Site.

11. Accès à vos données à caractère personnel

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou la suppression des données vous concernant. Vous pouvez également vous adresser à :

• adresse de courrier électronique : contact@hostnfly.com
• adresse de courrier postal : 42 Rue de Rochechouart, 75009, Paris Il est rappelé que toute personne peut, pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement des données la concernant.

12. Droit de rectification

Vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données à caractère personnel inexactes, incomplètes ou obsolètes

13. Droit à l’oubli

Vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.

14. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

S’agissant de la prospection, vous pouvez vous y opposer à tout moment via le lien de désinscription situé au bas de chacun de nos emails de prospection.

15. Droit de définir des directives relatives au traitement des données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.

Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.

Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :

• adresse de courrier électronique : contact@hostnfly.com
• adresse de courrier postal : 42 Rue de Rochechouart, 75009, Paris

En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces directives soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes.

Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.

16. Portabilité de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur le SIte, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel.

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

17. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

18. Limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas suivants :

• Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel,
• Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données,
• Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits,
• Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

19. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation du Site suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder au Site.

20. Entrée en vigueur

La présente charte est entrée en vigueur le 1er janvier 2020.